Comment rédiger le procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration ?

Les procès-verbaux de réunion sont des notes ou des enregistrements des actions les plus importantes au cours d’une réunion. Le procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration joue un rôle essentiel tant pendant qu’après la réunion. Ils sont constitués d’informations liées aux négociations, à savoir :

  • les sujets de discussion
  • décisions
  • les points d’action
  • les plans de suivi

Les assistants, secrétaires ou autres personnes désignées peuvent se charger de la rédaction du procès-verbal. Le plus important est que la personne responsable présente les informations de manière appropriée. La concision et la clarté sont les principes fondamentaux de la rédaction d’un procès-verbal efficace lors d’une réunion. L’information doit être facile à comprendre et cohérente.

Quel est l’objectif du procès-verbal d’une réunion ?

Il est important que le conseil d’administration dispose de toutes les informations nécessaires à l’issue d’une conférence. 

À condition que le procès-verbal de la réunion ne comprenne que les décisions et les événements pertinents, sa valeur s’étend bien au-delà de la réunion, en servant de point de référence pour les prises de décision ultérieures. 

Des comptes rendus chaotiques ne permettront probablement pas de retrouver les points les plus importants et n’aideront pas non plus les responsables à trouver des solutions efficaces à long terme.

Comment rédiger un procès-verbal de réunion : les meilleures pratiques

Pendant la préparation, gardez à l’esprit l’objectif principal de la prise de notes. La qualité est un élément important du résultat final. Il est donc important de passer en revue certaines recommandations sur la façon de rédiger un procès-verbal de réunion du conseil d’administration afin d’être parfaitement armé et prêt.

Exigences légales

Il existe quelques exigences légales qui constituent des règles générales à suivre. Le gouvernement de chaque État est habilité à réglementer ses propres exigences légales pour les sociétés. Les sociétés cotées en bourse doivent suivre les règles de sécurité officielles.

Les États donnent aux sociétés la possibilité de choisir la manière dont elles établissent les procès-verbaux des réunions. Bien que le conseil d’administration soit chargé de la décision finale, il existe un ensemble de directives généralement acceptées que la plupart des sociétés suivent pour garantir l’efficacité des procès-verbaux. Cela garantit que le procès-verbal est viable pour une utilisation future. Dans le cas contraire, un procès-verbal mal rédigé peut nuire au conseil d’administration à l’avenir.

Bien qu’il n’existe pas de règles strictes sur la manière de rédiger le procès-verbal d’une réunion, ce document doit néanmoins fournir certaines informations nécessaires :

  • La date, l’heure et le lieu de la réunion.
  • De quel type de réunion s’agit-il ?
  • Le fait de signer une renonciation au préavis par les administrateurs.
  • Liste des noms des personnes présentes et absentes, avec indication des postes.
  • Constatation du quorum.
  • Les actions du conseil d’administration – approbations, rejets, etc.
  • Un résumé des principaux arguments.
  • Les états financiers et les rapports du comité sont ajoutés en pièces jointes.

Avant la réunion

Le rédacteur d’un procès-verbal doit savoir ce que l’on attend d’un procès-verbal de réunion afin de s’assurer qu’il est parfaitement préparé à cette tâche. Cela implique d’avoir une liste préétablie des sujets qui seront discutés afin que le rédacteur du procès-verbal puisse préciser le nombre de participants au conseil, les questions dont les membres du comité discuteront, ainsi que le temps alloué à chaque sujet.

Les procès-verbaux des réunions comprennent souvent des données ou des documents relatifs à des négociations antérieures. S’il s’avère nécessaire de clarifier quelque chose ou de se référer aux documents mentionnés précédemment, le conseil d’administration peut le faire immédiatement grâce aux procès-verbaux précédents.

Pendant la réunion

La règle d’or pour commencer une réunion est de la faire à l’heure. Cela montre que l’organisation respecte le temps des participants et garantit que tous les sujets pourront être abordés comme prévu. Un rédacteur du procès-verbal doit vérifier l’assiduité des participants et les remercier pour le temps qui leur est imparti.

Toutes les personnes présentes dans une salle de conférence doivent être informées. Le rédacteur du procès-verbal commence par lire le programme afin d’éviter toute confusion. Tout le monde doit connaître l’objectif et le résultat souhaité de la réunion.

Immédiatement après l’événement, chaque participant reçoit le procès-verbal de la réunion. Ils aident à clarifier les prochaines étapes et la prise de décision. Pour que les notes soient réellement efficaces et utiles, le rédacteur du procès-verbal d’une réunion doit garder trace de chaque mot écrit. Il ne peut s’écarter des questions et des objectifs principaux.

La liste des tâches assignées à certains ou à chacun des participants à la réunion figure également dans le document.

À un certain stade des négociations, le conseil d’administration peut ne pas s’engager à prendre une décision claire sur une question et la réunion commencera à dévier vers le sujet suivant. Dans ce cas, le travail du rédacteur du procès-verbal consiste à demander des éclaircissements sur ce point.

Le rédacteur du procès-verbal doit éviter de décrire mot pour mot tout ce qui est dit, car il risque de manquer des points importants qui affectent les étapes futures ou de négliger de demander des éclaircissements sur des points importants.

La dernière étape de la rédaction du procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration consiste à résumer et à annoncer les résultats et un plan d’action. Un compte rendu de qualité est complet et cohérent. Les erreurs entraînent généralement des conséquences négatives.

Après la réunion

Il est important d’organiser le compte rendu de la réunion pour s’assurer qu’il est clair et significatif. C’est une bonne idée de le faire immédiatement après la réunion afin que tout soit encore frais dans votre esprit.

Le rédacteur du procès-verbal doit analyser chaque mot écrit pour s’assurer qu’il est sans ambiguïté. Les tâches, solutions et objectifs assignés ne doivent pas susciter de questions. Le secrétaire peut expliciter les raisons de la résolution prise. S’il y a eu des discussions, un preneur de notes peut indiquer les arguments.

L’objectif de la rédaction du procès-verbal d’une réunion est de rendre le document aussi concis que possible. Cela ne doit pas le rendre moins compréhensible. La tâche d’un secrétaire est de s’assurer que le procès-verbal est bref et facile à comprendre.

N’oubliez pas que ce document est légal. Les opinions ou conclusions personnelles de l’auteur du procès-verbal ne doivent pas y figurer.

Une fois que le procès-verbal de la réunion est en bonne et due forme, le secrétaire doit le signer, ce qui le rend officiel. Certains conseils d’administration exigent la signature du président. Il est toujours bon de faire une copie de sauvegarde. Avant d’envoyer le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration aux directeurs, assurez-vous que le président ajoute sa signature au document.

Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil d’administration

Comme mentionné ci-dessus, le procès-verbal de la réunion est un document officiel. Cependant, il devient légal après la procédure d’approbation. Au début de la réunion suivante, le président peut demander des modifications. Une objection n’est pas suffisante. Le contestataire doit suggérer des corrections. Si le conseil d’administration signale des corrections, elles doivent être ajoutées au document. S’il n’y a plus de commentaires, alors le procès-verbal de la réunion est approuvé. Des modifications sont toujours possibles si nécessaire par la suite.

Une copie physique du procès-verbal de la réunion est généralement conservée au bureau. Veillez à supprimer les brouillons ou les croquis imprimés sur tous les appareils.

Il arrive que le conseil d’administration ne se réunisse pas prochainement. Quel est le mécanisme d’approbation dans ce cas ? Cette tâche repose sur les épaules du comité exécutif.

Les entreprises, et les conseils d’administration en particulier, ont commencé à utiliser des outils en ligne pour faciliter les choses. La création des procès-verbaux de réunion a été simplifiée grâce à des portails spécialisés tels que les logiciels de gestion de conseil d’administration. Les développeurs ont implémenté de nombreuses fonctions utiles dans cette plateforme, et tout utilisateur devrait être capable de maîtriser l’interface intuitive. Le rédacteur du procès-verbal trouvera des outils de création, d’édition et de partage du procès-verbal de la réunion qui l’aideront à accélérer diverses tâches. L’approbation est possible grâce aux outils intégrés de vote et de signature électronique. La version finale est sous la protection du portail.

Erreurs à éviter lors de la rédaction du procès-verbal d’une réunion

La création d’un protocole de réunion de haute qualité exige une concentration et une attention maximales. Les omissions ou les erreurs sont susceptibles d’avoir des conséquences négatives. Vous trouverez ci-dessous les erreurs les plus courantes et des recommandations sur la manière de les éviter.

Conseil n°1 : N’oubliez pas de consulter l’ordre du jour avant la réunion.

La première, et peut-être la plus grande, erreur qu’un rédacteur de procès-verbaux puisse commettre est de procéder à la rédaction d’un procès-verbal lors d’une réunion sans ordre du jour. Une réunion sans ordre du jour risque d’être constamment détournée du sujet principal de la discussion. L’ordre du jour est la ligne directrice du conseil d’administration. Sans lui, le rédacteur du procès-verbal de la réunion ne peut pas créer un protocole de réunion conforme aux normes. En effet, l’objectif de la réunion et les solutions que les administrateurs doivent trouver ne sont pas clairs.

Conseil n° 2 : n’ignorez pas l’heure. Le respect de l’ordre du jour et des délais garantit un bon compte rendu de réunion.

Ignorer le temps imparti a une incidence sur la durée de la réunion. Si vous discutez de sujets hors sujet ou pendant plus longtemps que prévu, vous risquez d’empêcher la réunion d’atteindre les résultats escomptés.

Conseil n° 3 : utilisez un modèle de compte rendu de réunion pour rester concentré sur votre tâche.

Le modèle de procès-verbal de réunion du conseil d’administration aide le rédacteur du procès-verbal à se concentrer et à rester efficace. Une attention excessive à chaque mot peut distraire le rédacteur du procès-verbal de l’objectif principal, tandis que la négligence des détails peut également être problématique. Un modèle aide le rédacteur du procès-verbal à rester organisé et à faire son travail efficacement.

Comment les portails du conseil d’administration aident à rédiger les procès-verbaux

Les logiciels de portail du conseil d’administration offrent de nombreuses fonctionnalités pour simplifier les comptes rendus de réunion. Le principal avantage de ces programmes est l’automatisation des processus.

Pendant la réunion, le rédacteur du procès-verbal prend des notes. Ensuite, la plateforme génère le procès-verbal de la réunion et envoie le rapport au conseil d’administration.

La création, l’édition et la distribution du procès-verbal peuvent facilement être automatisées, ce qui vous permet d’économiser un temps précieux et des efforts. Les modèles disponibles sur la plateforme peuvent être modifiés en fonction de vos besoins. Vous pouvez également utiliser des modèles prédéfinis et prêts à l’emploi.

Une fois que le programme a généré le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration, celui-ci peut être envoyé directement depuis l’application. Il n’est pas nécessaire d’utiliser un compte de messagerie. Les utilisateurs du logiciel de portail du conseil n’ont pas besoin de s’inscrire sur la plateforme, car elle est déjà à leur disposition.

Toutes les tâches de la réunion précédente sont automatiquement transférées dans le nouvel ordre du jour.

L’attribution des tâches est également simplifiée. Tous les participants qui doivent accomplir une tâche particulière reçoivent un message. Les informations relatives à l’achèvement ou au non-achèvement de la tâche sont saisies dans le logiciel du portail du conseil, ce qui permet d’identifier facilement les lacunes et de suivre les progrès.

Les développeurs ont également pris en compte le besoin de pièces jointes. Des fichiers peuvent être joints aux procès-verbaux des réunions et tous les visiteurs du portail peuvent voir ou télécharger la pièce jointe.

En résumé, les principaux avantages du logiciel de portail du conseil sont les suivants :

  • une plus grande concentration sur le déroulement de la réunion du conseil, avec l’appui d’un outil de qualité qui rationalise les tâches du rédacteur du procès-verbal
  • des modèles préfabriqués qui peuvent être personnalisés
  • un protocole de réunion bien préparé au format PDF
  • des outils intégrés pour la communication, les commentaires et la collaboration.

Le procès-verbal de réunion du conseil d’administration est un document officiel. Il est donc nécessaire d’adopter une approche responsable pour sa création. L’introduction du logiciel de portail du conseil d’administration a grandement facilité la tâche des rédacteurs de procès-verbaux, toutes les étapes du processus se déroulant sur la plateforme afin de garantir une documentation et un partage de haute qualité et sans faille.