Que sont les résolutions circulaires ?

Lorsque le conseil d’administration d’une organisation signe un document dont le libellé implique qu’il est en faveur de la résolution proposée, cela s’appelle une résolution circulaire.

Les entreprises ayant des procédures établies utiliseront des résolutions circulaires au lieu d’adopter une résolution lors d’une réunion du conseil convoquée. Les motions circulaires sont appropriées pour les résolutions de routine qui ne suscitent aucune contestation ou controverse et doivent être adoptées entre les réunions du conseil d’administration.

Une résolution circulaire peut également être adoptée si une question est urgente, nécessite une action immédiate et ne peut attendre la prochaine réunion du conseil.

Examinons de plus près les tenants et aboutissants des résolutions circulaires :

Quelques règles de base

L’émission d’une résolution circulaire relève de la compétence du président du conseil d’administration. Si le président n’est pas disponible, ces résolutions sont alors entreprises par un secrétaire agissant en son nom.

Quelle que soit la personne chargée de cette tâche, elle doit clairement établir le calendrier et le format du vote. Ensuite, lorsque le président (ou le secrétaire) connaît le résultat de la résolution circulaire, il est responsable de la communication du résultat aux membres du conseil.

Il est suggéré d’enregistrer le résultat dans le procès-verbal et de le publier avec le prochain numéro de résolution disponible. Les experts en fonctionnalité des conseils d’administration soulignent l’importance de prendre ces mesures dans les 30 jours suivant l’approbation de la résolution – ou avant la prochaine réunion (selon ce qui prend le moins de temps).

Utiliser les résolutions circulaires avec parcimonie

Une résolution circulaire ne devrait être adoptée que si absolument aucune discussion n’est nécessaire pour que tous les membres du conseil soient sur la même longueur d’onde.

Oui, les résolutions circulaires offrent brièveté et gain de temps. Mais, par définition, ces résolutions éliminent la conversation de toute l’équation.

Ainsi, même si un problème survient qui mérite une conversation minimale, le conseil doit convoquer une réunion d’urgence. De plus, il est bon que le comité se mette d’accord à l’unanimité sur la prochaine forme d’action lorsqu’un membre s’oppose à l’utilisation d’une résolution circulaire.

Maintenant, il n’y a aucune remise en question de l’utilité générale d’une résolution circulaire. Les conseils d’administration devraient simplement éviter d’être trop flagrants dans la mise en œuvre de cette tactique.

Autres considérations pour les résolutions circulaires

Il est essentiel de définir le type de décisions qui peuvent être prises à l’aide d’une résolution ou d’une résolution circulaire.

À partir de là, les conseils d’administration doivent décider du nombre de votes minimum requis pour nécessiter l’adoption d’une recommandation. De nombreux conseils d’administration adhèrent à un système de vote majoritaire de 51 %.

Enfin, il y a la question de la forme correcte de la réponse attendue d’un membre du comité. Certains conseils d’administration utilisent l’accusé de réception d’un formulaire de consentement signé par courrier ou par courriel. D’autres délivrent le consentement par le biais d’un courriel, de boutons de vote par courriel ou verbalement.

Bien que, une façon de délivrer le consentement par un mouvement circulaire qui devient de plus en plus populaire est l’utilisation d’un portail de conseil électronique.

Les conseils d’administration gagneront du temps et de l’argent avec les résolutions circulaires

Le temps des administrateurs de sociétés est incroyablement précieux et ne devrait pas être gaspillé sur des questions qui auraient déjà pu être traitées.

En tant que tel, la mise en œuvre correcte des résolutions circulaires permettra de réduire le poids proverbial des réunions du conseil d’administration, afin que ses membres puissent se concentrer sur ce qui compte le plus pour l’entreprise.