Comment mesurer l’efficacité globale des réunions du conseil d’administration ?

Lors des réunions du conseil d’administration, les administrateurs prennent les décisions cruciales qui façonnent la culture, le modèle d’entreprise et la vision de l’avenir d’une société. C’est également là que les membres du conseil peuvent collaborer et innover de manière à donner une longueur d’avance à leur organisation.

Lorsqu’un membre du conseil d’administration participe à des réunions productives et engageantes, il y a un effet de retombée qui renforce considérablement le reste de l’organisation.

Cependant, tout positif potentiel qui découle de ces rencontres nécessite une exécution de haut niveau. Pour atteindre des normes de productivité optimales, il faut d’abord appliquer au processus les méthodologies requises, présentées ci-dessous.

Ces suggestions fourniront un cadre exploitable aux conseils d’administration qui cherchent des moyens d’évaluer le succès global de leurs réunions :

Évaluer les membres individuels du conseil pendant les réunions

D’abord et avant tout, il est sage de mesurer les réunions du conseil d’administration par chaque partie qui entre dans la somme – pour ainsi dire. Autrement dit, chaque membre du conseil d’administration doit faire l’objet d’une évaluation de sa performance pendant les réunions.

Les évaluations par les pairs au moyen de questionnaires confidentiels donneront un reflet précis de la performance d’un membre du conseil. Dans ce scénario, chaque membre s’évaluera mutuellement sur une échelle de un à trois :

1 = Exceptionnel ; 2 = Satisfaisant ; 3 = Besoin d’amélioration

Le président du comité de gouvernance serait chargé de mettre en place le questionnaire et de prendre les mesures appropriées en réponse. Idéalement, les éloges seraient présentés en public tandis que les critiques resteraient privées entre le président et le membre du conseil en question.

Ces questionnaires servent d’outil de motivation pour les membres du conseil tout en les tenant responsables de leur contribution active aux réunions.

Voici trois questions qui peuvent être posées dans un sondage/questionnaire d’évaluation des membres du conseil :

  • Le membre du conseil était-il préparé ?
  • Le membre du conseil était-il positif et respectueux ?
  • Le membre du conseil a-t-il pris des décisions avec la bonne perspective ?

Évaluer la structure et l’exécution des réunions dans leur ensemble

La somme de ces parties – les réunions du conseil d’administration elles-mêmes – devrait également faire l’objet d’une évaluation. Par exemple, les membres du conseil peuvent répondre à un questionnaire ou à une enquête à la fin de chaque réunion.

Les conseils d’administration ne devraient pas attendre pour évaluer leurs processus sur des périodes plus longues. Les évaluations annuelles, par exemple, laissent trop de temps entre les évaluations pour que de mauvaises habitudes se développent. Un tel faux pas peut considérablement entraver la productivité d’un conseil pendant les réunions, car les inefficacités ne seront pas détectées à temps. Alors qu’en évaluant ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné lors de chaque rencontre, le conseil est plus présent et prêt à s’engager. De plus, il sera prêt à agir sur les tendances (négatives ou positives) en cours de développement.

Une fois encore, il est sage de rendre les classements de ces questionnaires relativement simples, en proposant la même échelle de 1 à 3 que celle mentionnée ci-dessus.

Voici trois questions qui peuvent être posées sur une enquête/un questionnaire d’évaluation de réunion :

  • Les points de l’ordre du jour de la réunion étaient-ils pertinents pour le conseil ?
  • Le temps de la réunion était-il efficace et bien ciblé ?
  • La réunion a-t-elle évité les détails de gestion administrative ?

Les conseils d’administration qui réussissent ne sont jamais trop à l’aise

Bien sûr, la notion  » si ce n’est pas cassé, ne le réparez pas  » comporte beaucoup de poids et de sagesse.

Cependant, les modifications et les mises à niveau ne sont destinées qu’à rendre encore meilleur ce qui fonctionne déjà. Ne faites pas l’erreur de faire aveuglément confiance à quelque chose parce que cela suffit aujourd’hui. Au lieu de cela, concentrez-vous sur le maintien de normes excellentes. Et préparez-vous continuellement aux défis de demain en évaluant toujours l’efficacité des réunions du conseil d’administration.