Cinq questions à poser lors du choix d’un logiciel de gestion de réunion

Les solutions technologiques, lorsqu’elles sont mises en œuvre correctement, font des merveilles pour la productivité et les bénéfices d’une organisation.

Il y a toutefois un bémol à cette affirmation, à savoir le mot « correctement ».

Pour mettre en œuvre des solutions de la bonne manière, il faut choisir une technologie qui correspond parfaitement à l’organisation.

Pourquoi ? Parce que la mise en œuvre d’une technologie qui ne convient pas coûtera aux entreprises du temps et de l’argent en excès.

Par conséquent, lorsqu’un conseil d’administration envisage une solution de gestion, il doit faire preuve de diligence raisonnable. De cette façon, il tombera sur un logiciel pour conseil d’administration qui s’intègre de manière transparente, permet à chacun de s’organiser, favorise l’efficacité et augmente la productivité.

Lisez ce qui suit et découvrez les questions fondamentales que les conseils d’administration doivent se poser avant de choisir une solution de gestion de conseil.

Quels sont les priorités et les besoins du conseil d’administration ?

La plupart des logiciels pour conseils d’administration offrent des avantages uniques en tant que produit.

Certaines plates-formes proposent des options de prix supérieures, d’autres offrent des fonctionnalités de premier ordre, tandis que d’autres portails sont connus pour leurs personnalisations, etc.

En fait, tout dépend à la fois de ce dont une organisation a besoin aujourd’hui et de ce qui la guidera à l’avenir. En fait, tout dépend à la fois de ce dont une organisation a besoin aujourd’hui et de ce qui la guidera à l’avenir.

Plus précisément, si les directeurs recherchent un logiciel basé sur les fonctionnalités, ils doivent s’assurer que le prix n’est pas si élevé qu’il ne pourrait pas générer de retour sur investissement.

Par ailleurs, si le prix est le principal point d’achoppement, les plateformes de portail doivent tout de même offrir des fonctionnalités qui apportent de la valeur. Bien sûr, les fonctions disponibles ne sont peut-être pas aussi vastes que celles d’un logiciel plus coûteux, mais elles doivent changer la donne pour les réunions.

Les valeurs du fournisseur correspondent-elles à celles du conseil d’administration ?

En général, lors de l’achat d’un logiciel pour conseil d’administration, il ne s’agit pas tant de payer un produit/service que d’établir un partenariat avec un fournisseur ayant sa propre histoire.

En d’autres termes, chaque logiciel de portail provient d’une entreprise qui possède ses propres valeurs, son éthique, sa mission, ses employés, ses dirigeants et même son conseil d’administration.

L’ensemble de ces éléments détermine la manière unique dont les produits et services d’un fournisseur de logiciels sont proposés. Ces caractéristiques ouvrent souvent la voie aux types d’entreprises avec lesquelles ces fournisseurs établissent des partenariats.

L’acquisition de ces connaissances aidera les conseils d’administration à comprendre les types d’industries et de tailles d’entreprises (petites, moyennes ou grandes) auxquels un portail donné convient le mieux.

Le produit est-il toujours en cours de développement ?

Bien que les conseils d’administration n’aient pas nécessairement envie de s’encombrer d’un prototype de logiciel pour conseil d’administration, une plateforme en cours de développement peut être une bonne chose.

D’une part, le partenariat d’un conseil d’administration avec un fournisseur peut signifier que ses commentaires peuvent influencer l’orientation dudit développement. D’autre part, certaines entreprises ne cessent d’améliorer leurs produits et d’ajouter des fonctionnalités. Elles s’efforcent continuellement d’offrir davantage à leurs clients.

D’un autre côté, il est nécessaire de s’assurer que la version actuelle du logiciel de portail n’est pas trop brute. Dans ce cas, on passera trop de temps à essayer de corriger les anomalies qu’à s’occuper des questions de gouvernance du conseil.

Le portail du conseil est-il le seul produit du fournisseur ?

Si le portail du conseil est le seul produit du fournisseur, cela peut signifier deux choses :

  • Il s’agit d’une jeune entreprise dont le produit est incomplet et qui n’aura pas le cadre nécessaire pour offrir aux conseils d’administration ce dont ils ont besoin.
  • Il se consacre à une seule et unique chose, à savoir fournir un logiciel pour conseil d’administration destiné à rationaliser les différents processus liés aux réunions du conseil.

Dans de nombreux cas, la deuxième raison est vraie. Cependant, il est toujours nécessaire de faire des recherches sur la société pour voir si elle est à la hauteur.

Cela ne veut pas dire qu’un fournisseur ne peut pas avoir de nombreux produits et fournir des plateformes de portail de haut niveau. Toutefois, la diversification des produits peut être le signe d’un manque de spécialisation. Toutefois, si le fournisseur propose d’autres outils pour les conseils d’administration, ce serait un signe prometteur.

Comment sont les critiques en ligne ?

La valeur de la diligence raisonnable ne doit jamais être sous-estimée, même une seconde.

Les conseils d’administration n’obtiendront pas la représentation la plus honnête d’un produit lors de la présentation ou même de la démonstration. Ils découvriront la vérité la plus brutale grâce aux avis en ligne.

Mais faites preuve de perspicacité lorsqu’il s’agit d’avis. Il existe des entreprises qui paient pour avoir une image positive. En fait, il faut tirer la sonnette d’alarme lorsqu’il n’y a que des avis 5 étoiles, surtout s’il y en a des centaines.

Une bonne pratique en la matière consiste à rechercher les meilleures et les pires critiques sur un produit, puis à décider si le bon l’emporte sur le mauvais.

Votre conseil d’administration s’est-il posé ces questions essentielles ? Si ce n’est pas le cas, il est possible que vous vous précipitiez dans ce qui pourrait s’avérer être la mauvaise solution.

Prenez plutôt votre temps, posez les bonnes questions et décidez de manière pragmatique de ce qui répondra le mieux aux besoins de votre conseil. Ainsi, votre technologie finira par avoir l’impact net le plus positif sur l’organisation.